KI-Chatbot als interne Wikipedia: Wissen unternehmensweit verfügbar machen

Anwendungsfall für eine bundesweit tätige Organisation im Bereich sozialer Dienstleistungen

Ausgangssituation

In einer gemeinnützigen bundesweit tätigen Organisation mit zahlreichen Geschäftsstellen füllten Mitarbeitende Standardformulare unterschiedlich aus und luden es in verschiedenen Versionen hoch – ein Hindernis für Effizienz und Konsistenz insbesondere für neue Mitarbeitende, die sich oft durch eine Fülle von Informationen kämpfen mussten Geschäftsprozesse waren nicht standardisiert abrufbar, was Zeit und Ressourcen für alle Beteiligten beanspruchte Die Organisation suchte nach einer Lösung, die Wissen zugänglich macht und Routineprozesse vereinfacht Kundenstimme

In unserer täglichen Arbeit mit mehreren Geschäftsstellen haben wir immer wieder festgestellt, dass fehlende Einheitlichkeit und ineffiziente Wissensvermittlung Hindernisse für unsere Mitarbeitenden darstellen.

Kreisgeschäftsführung des Ortsverbands von vier Geschäftsstellen

Workshop und Einführung des internen KI-Chatbots

Zu Beginn des Projekts führten wir einen Workshop durch, um die spezifischen Anforderungen und Herausforderungen in der Organisation zu verstehen und den Einsatzbereich des Chatbots zu definieren Basierend auf diesen Erkenntnissen entwickelten wir einen KI-Chatbot, der wie eine interne Wikipedia für die Mitarbeitenden funktioniert. Er gibt klare Anleitungen zur Nutzung von Formularen und bietet Zugriff auf Geschäftsprozesswissen Der Chatbot ermöglicht es neuen Mitarbeitenden, sich schnell und unkompliziert über Prozesse zu informieren und Antworten auf häufige Fragen zu erhalten Durch die Automatisierung und Standardisierung des Dokumentenaustauschs und der internen Kommunikation verbessert die Lösung die Effizienz und Einheitlichkeit

Ergebnis: Verbesserungen durch den skai KI-Chatbot

Einheitliche Nutzung und Ausfüllung von Formularen durch eine zentrale Unterstützung im Chatbot Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeitender durch den sofortigen Zugriff auf klar strukturiertes Wissen und Prozesse Reduzierung von Fehlern und inkonsistenten Abläufen dank standardisierter Anleitungen und Antworten Ein zentraler Wissensspeicher, der die tägliche Arbeit für alle Mitarbeitenden vereinfacht und die Ressourcennutzung optimiert Kundenstimme Fazit

Mit dem KI-Chatbot haben wir nicht nur den Zugriff auf Informationen verbessert, sondern auch die Einheitlichkeit und Effizienz unserer Abläufe gesteigert.

Teamleitung im Bereich Sachbearbeitung